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Quand programmer une conférence dans votre événement ?

Programmer une conférence pendant un événement nécessite une planification minutieuse. Le choix du moment idéal peut grandement influencer la réussite de l’événement dans son ensemble. Plusieurs facteurs doivent être pris en compte pour déterminer le moment opportun pour une conférence, et ceux-ci varient en fonction de la nature de l’événement, de la cible du public et des objectifs visés.

Programmer une conférence en fonction de votre public

Tout d’abord, il est essentiel de considérer le public cible de l’événement. Si votre événement attire un public international ou des professionnels occupés, il peut être judicieux de programmer la conférence à un moment où la plupart des participants peuvent y assister sans trop perturber leur emploi du temps. Les heures de début et de fin de journée peuvent être privilégiées pour maximiser la participation.

Programmer selon la nature de votre événement

En outre, la nature de l’événement est importante dans le choix du moment propice pour la conférence. Par exemple, lors d’une conférence professionnelle, il peut être préférable de programmer la session principale pendant les heures de travail normales. Pour un événement grand public ou festif, envisager une conférence en soirée pourrait être plus adapté, offrant aux participants la possibilité de combiner divertissement et apprentissage.

La durée de la conférence

La durée de la conférence est également un facteur important. Si la session est longue, il peut être bénéfique de la planifier pendant une période où les participants peuvent se concentrer sans interruption, par exemple, en évitant les heures de repas. En règle générale, les conférences durent de 45 minutes à 1 heure et sont suivies d’un temps de questions-réponses d’une vingtaine de minutes… mais tous les formats sont possibles.

Quelques considérations pour déterminer les moments opportuns pour programmer une conférence :

Matinée (8h00 – 12h00) :

  • Avantage de la Fraîcheur d’esprit : Le début de la journée est souvent propice à une meilleure concentration et à une réceptivité accrue. Les participants sont généralement plus alertes et ouverts à l’apprentissage.
  • Combinaison avec le Réseau : Organiser une conférence le matin permet également aux participants de se rencontrer et de réseauter pendant les pauses, favorisant ainsi des interactions fructueuses.

Après-midi (12h00 – 17h00) :

  • Éviter la Somnolence après le Repas : Évitez de planifier une conférence juste après le déjeuner pour éviter la baisse d’énergie post-repas. Cependant, en milieu d’après-midi, les participants peuvent retrouver leur concentration.
  • Adaptation aux Horaires de Travail : Pour un public professionnel, l’après-midi peut être plus pratique, car elle s’aligne généralement avec les horaires de travail habituels.

Soirée (17h00 et au-delà) :

  • Souplesse pour les Professionnels : Les conférences en soirée peuvent être adaptées aux professionnels qui travaillent, leur offrant la possibilité de participer après leurs heures de travail.
  • Ambiance Plus Détendue : Les soirées peuvent créer une atmosphère plus décontractée, propice aux discussions approfondies et aux interactions informelles.

Fin de Semaine :

  • Souplesse de l’Emploi du Temps : Les conférences organisées le week-end peuvent être bénéfiques pour ceux dont les horaires en semaine sont chargés. Cela offre une souplesse d’emploi du temps pour un public diversifié.

Éviter les conflits d’horaires majeurs :

  • Jours Fériés et Vacances : Évitez de programmer des conférences pendant les jours fériés majeurs ou les périodes de vacances, car cela pourrait réduire la participation.
  • Vérifiez également quels autres événements organisés dans votre périmètre, au même moment, pourraient venir vous concurrencer.

L’organisation d’une conférence virtuelle ou hybride peut également être une solution.